Email Doanh Nghiệp Là Gì? Lợi Ích, Cách Thiết Lập Và Lưu Ý Bảo Mật

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là email sử dụng tên miền riêng của công ty, ví dụ kinhdoanh@ola.com.vn. Khác với email miễn phí, nó gắn với thương hiệu, do doanh nghiệp quản lý và có thể cấp, thu hồi cho từng nhân viên.

Điều kiện để có email doanh nghiệp là sở hữu một tên miền và một dịch vụ email. Tìm hiểu nền tảng trong tên miền là gì. OLA cung cấp email doanh nghiệp và Google Workspace cho nhu cầu này.

Lợi ích của email doanh nghiệp

Tình huống nên chọn giữa email riêng và Gmail miễn phí được phân tích trong email doanh nghiệp hay Gmail miễn phí.

Cách thiết lập email doanh nghiệp từng bước

1. Đăng ký hoặc xác nhận tên miền đứng tên doanh nghiệp.
2. Chọn dịch vụ email (email hosting, Google Workspace…) theo số người dùng và nhu cầu.
3. Cấu hình bản ghi MX trong DNS để thư được gửi về đúng máy chủ.
4. Tạo tài khoản theo chức danh hoặc nhân viên, đặt quy tắc tên thống nhất.
5. Thiết lập SPF, DKIM, DMARC để xác thực thư gửi đi.
6. Hướng dẫn nhân viên dùng trên điện thoại, máy tính và quy tắc bảo mật.

SPF, DKIM, DMARC là gì và vì sao quan trọng?

Đây là ba cơ chế xác thực giúp máy chủ nhận thư biết thư thật sự đến từ tên miền của bạn:

• SPF: khai báo các máy chủ được phép gửi thư thay mặt tên miền.
• DKIM: ký số thư để chứng minh nội dung không bị chỉnh sửa.
• DMARC: quy định cách xử lý thư không đạt xác thực và gửi báo cáo cho bạn.

Thiếu các thiết lập này, thư của bạn dễ vào hộp thư rác hoặc bị giả mạo. Xem hướng dẫn của Google tại trang hỗ trợ xác thực email.

Lưu ý bảo mật cho email doanh nghiệp

• Bật xác thực hai lớp cho mọi tài khoản, nhất là quản trị và kế toán.
• Dùng mật khẩu mạnh và không dùng chung giữa nhiều nơi.
• Đào tạo nhân viên nhận biết thư lừa đảo (phishing).
• Thu hồi quyền ngay khi nhân viên nghỉ việc.
• Giám sát đăng nhập bất thường và sao lưu khi cần.

Xem thêm bảo mật website cho doanh nghiệp để thiết lập tư duy bảo mật nhất quán.

Email doanh nghiệp và email marketing

Email doanh nghiệp dùng cho giao tiếp hằng ngày, còn email marketing là việc gửi thông điệp quảng bá hàng loạt cho danh sách đã đồng ý nhận. Không nên dùng hộp thư thường của nhân viên để gửi hàng loạt vì dễ bị đánh dấu spam. Hãy dùng công cụ chuyên dụng, có liên kết hủy đăng ký và danh sách có sự đồng ý; xem traffic là gì và cách tăng traffic cho website.

Chọn dịch vụ email theo quy mô doanh nghiệp

• Doanh nghiệp nhỏ, ít người dùng: email theo gói hosting hoặc email doanh nghiệp cơ bản.
• Doanh nghiệp cần cộng tác: gói có lịch, họp, lưu trữ chung như Google Workspace.
• Doanh nghiệp yêu cầu bảo mật cao: xem xét chính sách, lưu trữ, kiểm soát truy cập nâng cao.

Một số gói website của OLA có sẵn tài khoản email theo tên miền; xem báo giá dịch vụ OLA.

Kết luận: email doanh nghiệp là gì và nên triển khai ngay không?

Tóm lại, email doanh nghiệp là gì? Là email theo tên miền riêng giúp thương hiệu chuyên nghiệp, kiểm soát tài khoản tốt hơn và bảo mật hơn. Hãy thiết lập đầy đủ MX, SPF, DKIM, DMARC và đào tạo nhân viên về an toàn thông tin.

Nếu cần tư vấn, xem OLA cung cấp những dịch vụ gì hoặc liên hệ OLA.

Câu hỏi thường gặp về email doanh nghiệp