Hậu kiểm là kiểm tra hồ sơ sau khi hàng đã thông quan. Cách lưu hồ sơ, giải trình và giảm rủi ro cho doanh nghiệp.
Hậu kiểm hải quan là gì? Đó là việc cơ quan hải quan kiểm tra lại hồ sơ và hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp sau khi hàng đã thông quan. Nhiều doanh nghiệp chỉ lo thông quan nhanh mà quên rằng hồ sơ vẫn có thể bị rà soát nhiều năm sau, nên việc lưu trữ và giải trình quan trọng không kém khai báo.
Bài viết giải thích hậu kiểm, các trường hợp bị hậu kiểm, thời hạn, cách chuẩn bị hồ sơ, xử lý khi nhận thông báo và biện pháp để doanh nghiệp yên tâm tuân thủ lâu dài.
Hậu kiểm hải quan là gì
Hậu kiểm là hoạt động kiểm tra của cơ quan hải quan đối với hồ sơ hải quan, sổ sách kế toán, chứng từ và hàng hóa sau khi đã thông quan. Mục đích là xác minh tính chính xác, trung thực của việc khai báo và việc tuân thủ pháp luật.
Khác với kiểm tra khi thông quan (phân luồng, kiểm hóa), hậu kiểm diễn ra sau, có thể tại trụ sở cơ quan hải quan hoặc tại doanh nghiệp. Nó áp dụng ngay cả khi tờ khai từng được luồng xanh.
Bạn có thể xem thêm cơ chế kiểm tra khi thông quan ở bài phân luồng tờ khai hải quan.
Hình 1: Mẫu tờ khai hải quan dán trên bưu kiện – minh họa cho mục «Hậu kiểm hải quan là gì» của bài viết «Hậu kiểm hải quan là gì? Cách chuẩn bị hồ sơ và giải trình»
Trường hợp nào bị hậu kiểm
Doanh nghiệp có thể bị hậu kiểm khi có dấu hiệu rủi ro (trị giá bất thường, mã HS tranh chấp, xuất xứ không rõ), khi nằm trong kế hoạch kiểm tra theo chuyên đề hoặc theo ngành hàng, khi có thông tin từ nguồn khác, hoặc khi làm các loại hình ưu đãi như gia công, sản xuất xuất khẩu.
Doanh nghiệp mới, từng vi phạm hoặc nhập khẩu mặt hàng nhạy cảm thường có xác suất cao hơn. Tuy nhiên bị hậu kiểm không có nghĩa là đã vi phạm; đó là hoạt động quản lý thông thường.
Thời hạn và phạm vi hậu kiểm
Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra lại hồ sơ trong thời hạn theo quy định của pháp luật, kéo dài nhiều năm tính từ thời điểm đăng ký tờ khai. Vì vậy doanh nghiệp phải lưu hồ sơ ít nhất bằng thời hạn này.
Phạm vi gồm tờ khai, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, chứng từ vận tải, sổ kế toán, hồ sơ kỹ thuật của hàng và các tài liệu liên quan đến xác định mã HS, trị giá, xuất xứ.
| Nội dung hậu kiểm | Tài liệu thường được yêu cầu |
|---|
| Mã HS | Tài liệu kỹ thuật, catalogue, căn cứ phân loại |
| Trị giá | Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán |
| Xuất xứ | C/O, tài liệu chứng minh xuất xứ |
| Định mức (gia công, sản xuất) | Sổ nhập xuất tồn, báo cáo quyết toán |
Hình 2: Cột biển chỉ hướng EXPORT và IMPORT – minh họa cho mục «Thời hạn và phạm vi hậu kiểm» của bài viết «Hậu kiểm hải quan là gì? Cách chuẩn bị hồ sơ và giải trình»
Cách lưu trữ hồ sơ để sẵn sàng hậu kiểm
Hãy lưu hồ sơ theo từng lô, đặt tên nhất quán, kết hợp bản điện tử và bản giấy cho chứng từ quan trọng. Ghi chú các lần sửa tờ khai và lý do. Giữ lại căn cứ phân loại mã HS và ngày tra cứu.
Với chứng từ thanh toán, lưu sao kê và chứng từ ngân hàng khớp với hóa đơn. Với hàng gia công, sản xuất, giữ sổ kho và báo cáo quyết toán theo kỳ.
Hồ sơ gọn gàng giúp bạn trả lời nhanh khi có yêu cầu và giảm rủi ro bị nghi vấn. Xem thêm bài bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu.
Khi nhận thông báo hậu kiểm
Hãy bình tĩnh đọc kỹ nội dung, thời hạn và danh mục tài liệu được yêu cầu. Phân công một đầu mối, tập hợp hồ sơ, rà soát trước khi nộp và chuẩn bị giải trình các điểm có thể bị hỏi như chênh lệch số liệu hoặc mô tả hàng.
Hợp tác đầy đủ, trung thực và đúng hạn là nguyên tắc quan trọng. Nếu cần, nhờ đơn vị tư vấn có kinh nghiệm hỗ trợ.
Nếu phát hiện sai sót của chính mình, chủ động khai bổ sung thường nhẹ hơn để cơ quan hải quan phát hiện trước.
Hình 3: Hai kỹ sư trao đổi hồ sơ trước dãy container – minh họa cho mục «Khi nhận thông báo hậu kiểm» của bài viết «Hậu kiểm hải quan là gì? Cách chuẩn bị hồ sơ và giải trình»
Các kết quả có thể xảy ra
Kết quả có thể là không phát hiện sai phạm, yêu cầu khai bổ sung và nộp thuế chênh lệch, xử phạt hành chính hoặc, trong trường hợp nghiêm trọng, xử lý theo quy định pháp luật. Mức xử lý phụ thuộc tính chất, mức độ và thái độ hợp tác.
Điều quan trọng là doanh nghiệp có đủ căn cứ để giải trình. Hồ sơ mạnh giúp bảo vệ quyền lợi. Xem bài khai sai mã HS gây hậu quả gì.
Cách giảm rủi ro bị hậu kiểm
Khai chính xác ngay từ đầu, xác định mã HS có căn cứ, giữ chứng từ nhất quán, chọn nhà cung cấp và đối tác uy tín, tuân thủ lâu dài để xây dựng lịch sử tốt. Với hàng khó phân loại, xin xác định trước mã số.
Làm việc với đơn vị khai báo có kinh nghiệm cũng giúp giảm sai sót. Xem dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu.
Hình 4: Tờ khai hải quan để cạnh bút và kính – minh họa cho mục «Cách giảm rủi ro bị hậu kiểm» của bài viết «Hậu kiểm hải quan là gì? Cách chuẩn bị hồ sơ và giải trình»
Checklist chuẩn bị hậu kiểm
- Hồ sơ từng lô được lưu đủ thời hạn.
- Căn cứ phân loại mã HS có sẵn.
- Chứng từ thanh toán khớp hóa đơn.
- Sổ kho, báo cáo (nếu gia công, sản xuất) cập nhật.
- Đầu mối trả lời hậu kiểm được chỉ định.
- Lịch sử sửa tờ khai có ghi chú.
Câu hỏi thường gặp
Hậu kiểm khác kiểm tra khi thông quan thế nào?
Kiểm tra khi thông quan diễn ra trước khi hàng được thông quan; hậu kiểm diễn ra sau khi hàng đã thông quan.
Tờ khai luồng xanh có bị hậu kiểm không?
Có thể, vì luồng xanh chỉ nghĩa là thông quan nhanh chứ không loại trừ kiểm tra sau.
Phải lưu hồ sơ bao lâu?
Theo thời hạn quy định của pháp luật hải quan và thuế, kéo dài nhiều năm; nên lưu đầy đủ.
Phát hiện sai sau thông quan nên làm gì?
Chủ động khai bổ sung và nộp thuế chênh lệch trước khi cơ quan chức năng phát hiện.
LC TRANS có hỗ trợ hậu kiểm không?
Có, chúng tôi lưu hồ sơ từng lô và hỗ trợ giải trình.
Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá
Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
- Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
- Hotline: 0903.138.623
- Email: kha@lctrans.com.vn
- Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh