Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện

Khai báo hải quan là việc kê khai thông tin lô hàng để được kiểm tra, tính thuế và thông quan. Cách làm, lỗi thường gặp và checklist.

Khai báo hải quan là gì và vì sao mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều phải trải qua bước này? Đó là việc doanh nghiệp kê khai thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan để được kiểm tra, tính thuế và cho phép thông quan. Hiểu đúng khái niệm giúp bạn tránh những sai sót nhỏ nhưng gây chậm hàng và phát sinh chi phí lớn.

Bài viết giải thích khái niệm, nội dung một tờ khai, ai phải khai, các bước thực hiện trên hệ thống hải quan điện tử, những lỗi hay gặp và cách chuẩn bị để thông quan nhanh, dựa trên kinh nghiệm thực tế của LC TRANS.

Khai báo hải quan là gì

Khai báo hải quan là hành động người khai (chủ hàng hoặc đại diện được ủy quyền) cung cấp đầy đủ, trung thực thông tin về lô hàng cho cơ quan hải quan: hàng gì, bao nhiêu, giá bao nhiêu, từ đâu đến đâu, vận chuyển thế nào. Thông tin này được tập hợp thành tờ khai hải quan.

Tờ khai là căn cứ để cơ quan hải quan xác định chính sách quản lý, tính các loại thuế, đánh giá rủi ro và quyết định mức độ kiểm tra. Nói đơn giản, tờ khai là "hồ sơ nhận dạng" của lô hàng khi đi qua biên giới.

Ngày nay phần lớn thủ tục thực hiện bằng phương thức điện tử trên hệ thống hải quan, giúp rút ngắn thời gian và giảm giấy tờ. Bạn có thể xem thêm quy trình tổng thể ở bài quy trình nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp.

Hình 1: Tờ khai hải quan và cây bút ký hồ sơ – minh họa cho mục «Khai báo hải quan là gì» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Hình 1: Tờ khai hải quan và cây bút ký hồ sơ – minh họa cho mục «Khai báo hải quan là gì» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Ai phải khai báo hải quan

Mọi tổ chức, cá nhân xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa qua cửa khẩu đều phải khai báo, trừ một số trường hợp được miễn theo quy định. Người khai có thể là chủ hàng, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc đơn vị được ủy quyền hợp lệ.

Dù thuê đại lý, chủ hàng vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin mình cung cấp. Vì vậy cần kiểm tra tờ khai trước khi nộp, đặc biệt các mục mô tả hàng, mã HS, trị giá và xuất xứ.

Nếu chưa có người am hiểu, bạn có thể dùng dịch vụ khai thuê. Xem bài dịch vụ khai thuê hải quan là gì để biết khi nào nên thuê.

Một tờ khai gồm những nội dung gì

Tờ khai thường gồm thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu, loại hình, mô tả hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, đơn giá và tổng trị giá, điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, cảng đi và cảng đến, số vận đơn, thuế dự tính và các giấy phép đi kèm.

Mỗi mục có ý nghĩa riêng: mã HS quyết định thuế và chính sách, trị giá quyết định số thuế phải nộp, xuất xứ quyết định ưu đãi. Một sai sót ở mục nào đều có thể kéo theo hậu quả tương ứng.

Bảng dưới đây tóm tắt mục chính và rủi ro khi khai sai.

Mục trên tờ khaiẢnh hưởngRủi ro khi sai
Mã HSThuế, chính sách quản lýTruy thu, bị giữ hàng
Trị giáSố thuế phải nộpNghi vấn trị giá, ấn định thuế
Xuất xứƯu đãi thuếMất ưu đãi
Số lượng, trọng lượngĐối chiếu khi kiểm traChênh lệch, phải sửa
Loại hìnhChính sách ưu đãiMất ưu đãi, truy thu
Hình 2: Tờ khai hải quan (Customs Declaration) cận cảnh – minh họa cho mục «Một tờ khai gồm những nội dung gì» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Hình 2: Tờ khai hải quan (Customs Declaration) cận cảnh – minh họa cho mục «Một tờ khai gồm những nội dung gì» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Các bước khai báo hải quan điện tử

Bước một là chuẩn bị bộ chứng từ gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn và các giấy phép nếu có. Bước hai là xác định mã HS, trị giá và xuất xứ. Bước ba là lập tờ khai trên phần mềm và truyền lên hệ thống hải quan.

Sau khi truyền, hệ thống trả kết quả phân luồng. Tùy luồng, bạn nộp hồ sơ, chờ kiểm tra hồ sơ hoặc đưa hàng đến kiểm tra thực tế. Cuối cùng là nộp thuế và hoàn tất thông quan.

Chi tiết ba luồng xem tại bài phân luồng tờ khai hải quan: luồng xanh, vàng, đỏ khác nhau thế nào.

Những lỗi thường gặp khi khai báo

Lỗi phổ biến là mô tả hàng chung chung, chọn mã HS sai, trị giá không khớp hóa đơn, số lượng hoặc trọng lượng không khớp packing list, quên khai giấy phép chuyên ngành, chọn sai loại hình hoặc nộp muộn so với thời hạn.

Phần lớn lỗi này phát hiện được nếu đối chiếu chéo các chứng từ trước khi nộp. Hãy dành vài phút để so từng thông tin giữa hóa đơn, packing list, vận đơn và tờ khai.

Nếu đã nộp mà phát hiện sai, cần sửa tờ khai theo thủ tục càng sớm càng tốt. Xem thêm bài khai sai mã HS gây hậu quả gì và cách phòng tránh.

Hình 3: Tờ khai hải quan có mã vạch cận cảnh – minh họa cho mục «Những lỗi thường gặp khi khai báo» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Hình 3: Tờ khai hải quan có mã vạch cận cảnh – minh họa cho mục «Những lỗi thường gặp khi khai báo» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Thời hạn và thời điểm khai báo

Tờ khai nhập khẩu có thể được lập trước khi hàng đến để rút ngắn thời gian thông quan; tờ khai xuất khẩu thường lập sau khi hàng đã đóng và có chứng từ cơ bản, trước giờ cắt máng. Chuẩn bị sớm giúp tránh phí lưu container và lưu bãi.

Mỗi loại hình và loại hàng có thời hạn khai báo, nộp chứng từ riêng. Cần nắm các mốc này để không bị phạt chậm.

Với hàng xuất, các mốc như cut-off và VGM rất quan trọng, xem bài booking, giờ cắt máng (cut-off) và VGM.

Chi phí và dịch vụ khai báo

Chi phí khai báo gồm phí dịch vụ của đại lý (nếu thuê) và các khoản chi hộ như phí cảng, phí kiểm hóa, phí kiểm tra chuyên ngành. Thuế không thuộc phí dịch vụ nhưng cần chuẩn bị tiền nộp khi thông quan.

Báo giá nên tách phí dịch vụ và chi hộ, nêu rõ điều kiện phát sinh. Bài các loại thuế và chi phí khi nhập khẩu giúp bạn cộng đủ khoản.

LC TRANS cung cấp dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu và khai báo hải quan xuất khẩu trọn gói, kèm rà soát chứng từ trước khi nộp.

Hình 4: Vận đơn đường biển (Bill of Lading) mẫu rút gọn – minh họa cho mục «Chi phí và dịch vụ khai báo» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Hình 4: Vận đơn đường biển (Bill of Lading) mẫu rút gọn – minh họa cho mục «Chi phí và dịch vụ khai báo» của bài viết «Khai báo hải quan là gì? Ai phải khai và các bước thực hiện»

Checklist trước khi nộp tờ khai

  • Hợp đồng, hóa đơn, packing list, vận đơn đầy đủ và khớp nhau.
  • Mã HS, thuế suất đã tra theo thời điểm hiện hành.
  • Trị giá, điều kiện giao hàng khai đúng thực tế.
  • Giấy phép, kiểm tra chuyên ngành đã chuẩn bị.
  • C/O (nếu hưởng ưu đãi) đúng mẫu, còn hiệu lực.
  • Đã xem kỹ tờ khai trước khi truyền.

Câu hỏi thường gặp

Khai báo hải quan là gì?

Là việc kê khai thông tin lô hàng xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để được kiểm tra, tính thuế và thông quan.

Ai phải khai báo hải quan?

Mọi tổ chức, cá nhân xuất nhập khẩu hàng hóa qua cửa khẩu, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.

Có thể thuê người khai không?

Có, nhưng chủ hàng vẫn chịu trách nhiệm về thông tin mình cung cấp nên cần kiểm tra tờ khai trước khi nộp.

Lập tờ khai trước khi hàng đến được không?

Với nhập khẩu, có thể lập trước để rút ngắn thời gian thông quan khi hàng đến.

Khai sai thì làm sao?

Sửa tờ khai theo thủ tục sớm nhất có thể, nộp thuế bổ sung nếu có và giải trình khi được yêu cầu.

Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá

Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.

  • Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
  • Hotline: 0903.138.623
  • Email: kha@lctrans.com.vn
  • Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh
Lc Trans
Theo LC TRANS
Gọi ngay
Chat Zalo
Messenger
Chỉ đường