Danh mục các điều khoản quan trọng trong hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu: phạm vi, phí, thanh toán, trách nhiệm hàng hóa, chứng từ, tranh chấp.
Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu là văn bản quan trọng nhất bảo vệ cả hai bên. Một hợp đồng sơ sài dễ dẫn đến tranh cãi khi hàng bị giữ, chi phí phát sinh hoặc chậm giao. Hợp đồng tốt nêu rõ công việc, tiền, thời gian, trách nhiệm và cách xử lý sự cố.
Bài viết liệt kê các điều khoản cần có, ý nghĩa của từng điều khoản và những điểm hay bị bỏ sót, để bạn rà soát hợp đồng trước khi ký.
Thông tin các bên và phạm vi công việc
Nêu rõ thông tin pháp lý của hai bên, người đại diện và đầu mối liên hệ. Phạm vi công việc cần mô tả cụ thể: tìm nguồn hay chỉ làm thủ tục, có vận chuyển không, có giao hàng đến kho không, có xử lý chuyên ngành không.
Phạm vi mơ hồ là nguồn tranh chấp phổ biến. Hãy liệt kê từng việc và người chịu trách nhiệm. Xem bài ủy thác nhập khẩu là gì: quyền và nghĩa vụ.
Hình 1: Hai đối tác bắt tay hợp tác kinh doanh – minh họa cho mục «Thông tin các bên và phạm vi công việc» của bài viết «Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu cần có những điều khoản gì?»
Hàng hóa, số lượng và điều kiện giao hàng
Ghi rõ tên hàng, quy cách, số lượng, mã HS dự kiến, điều kiện giao hàng (FOB, CIF...), nơi giao nhận và thời gian. Hàng có điều kiện cần nêu rõ ai chuẩn bị giấy phép.
Điều kiện giao hàng xác định ai chịu cước và rủi ro. Xem bài Incoterms 2020 và bài DAP và DDP khác nhau thế nào.
Giá, phí ủy thác và thanh toán
Nêu rõ phí ủy thác (tỷ lệ hoặc số tiền), các khoản chi hộ, tiến độ tạm ứng và quyết toán, đồng tiền và tỷ giá, hạn thanh toán, phạt chậm thanh toán. Nêu rõ khoản nào được hoàn nếu lô hàng bị hủy.
Tách phí dịch vụ và chi hộ có chứng từ giúp minh bạch. Xem bài các loại thuế và chi phí khi nhập khẩu.
Hình 2: Thanh toán không tiếp xúc bằng điện thoại – minh họa cho mục «Giá, phí ủy thác và thanh toán» của bài viết «Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu cần có những điều khoản gì?»
Thuế và nghĩa vụ tài chính với nhà nước
Quy định ai nộp thuế, ai chịu thuế phát sinh khi truy thu hoặc khi phân loại lại mã HS, và cơ chế hoàn trả. Nêu rõ trách nhiệm khi sai sót do thông tin của một bên cung cấp.
Điều khoản này quan trọng vì thuế thường là khoản lớn nhất. Xem bài khai sai mã HS gây hậu quả gì.
Trách nhiệm khi có sự cố
Quy định cách xử lý khi hàng bị giữ, kiểm hóa, hư hỏng, mất mát, chậm giao hoặc bị từ chối thông quan. Nêu ai chịu chi phí lưu bãi, phạt, bảo hiểm. Có thể nêu rõ mức bồi thường tối đa và thời hạn khiếu nại.
Hãy ghi rõ quy trình thông báo sự cố, thời hạn phản hồi. Xem bài hàng nhập khẩu bị kiểm hóa và bài Demurrage và Detention.
Hình 3: Hai kỹ sư bắt tay hợp tác tại bãi container – minh họa cho mục «Trách nhiệm khi có sự cố» của bài viết «Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu cần có những điều khoản gì?»
Bảo mật, chấm dứt và giải quyết tranh chấp
Điều khoản bảo mật thông tin kinh doanh, điều kiện chấm dứt hợp đồng, hậu quả khi chấm dứt (xử lý lô đang thực hiện), luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp. Nên ưu tiên thương lượng, sau đó tòa án hoặc trọng tài.
Thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn cũng cần nêu rõ.
Lưu ý khi ký và quản lý hợp đồng
Đọc kỹ từng điều khoản, hỏi lại điểm chưa rõ, lưu bản gốc và các phụ lục. Mọi thay đổi bằng văn bản. Lưu trao đổi quan trọng. Kiểm tra giấy phép kinh doanh của bên nhận ủy thác.
Nếu cần, nhờ tư vấn pháp lý rà soát. LC TRANS cung cấp mẫu hợp đồng rõ ràng và sẵn sàng giải thích. Xem dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.
Hình 4: Cái bắt tay chốt thỏa thuận hợp tác – minh họa cho mục «Lưu ý khi ký và quản lý hợp đồng» của bài viết «Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu cần có những điều khoản gì?»
Bảng điều khoản và rủi ro nếu thiếu
| Điều khoản | Nội dung chính | Rủi ro nếu thiếu |
|---|
| Phạm vi công việc | Việc cụ thể từng bên | Tranh chấp "ai làm gì" |
| Phí và thanh toán | Mức phí, lịch thanh toán | Tranh cãi chi phí |
| Thuế | Ai nộp, ai chịu | Tranh chấp khi truy thu |
| Sự cố | Hàng giữ, hư hỏng, chậm | Không rõ ai chịu trách nhiệm |
| Bảo mật | Thông tin kinh doanh | Rò rỉ thông tin |
| Chấm dứt | Điều kiện và hậu quả | Kẹt khi hủy hợp đồng |
Có đủ các điều khoản này, hợp đồng đã bao phủ phần lớn tình huống thường gặp.
Ví dụ: điều khoản xử lý hàng bị giữ
Hợp đồng ghi rõ: nếu hàng bị giữ do lỗi thông tin của bên ủy thác thì bên ủy thác chịu phí lưu và phạt; nếu do lỗi thủ tục của bên nhận ủy thác thì bên nhận chịu. Khi hàng bị giữ vì chậm nộp chứng từ của bên ủy thác, hai bên xử lý nhanh theo điều khoản, không phải tranh luận.
Điều khoản rõ ràng làm giảm thời gian xử lý và giữ quan hệ tốt.
Những lưu ý khi soạn và ký
Dùng ngôn ngữ đơn giản, tránh điều khoản mơ hồ. Ghi rõ đồng tiền, tỷ giá, thời hạn, địa điểm giao nhận. Đính kèm phụ lục danh mục hàng và biểu phí. Kiểm tra thẩm quyền ký. Lưu bản gốc và cập nhật phụ lục khi thay đổi.
Nếu hàng đặc thù, nhờ chuyên gia pháp lý rà soát.
Checklist soát xét hợp đồng
- Thông tin pháp lý hai bên đúng.
- Phạm vi, hàng hóa, điều kiện giao hàng rõ.
- Phí, thanh toán, thuế rõ.
- Trách nhiệm sự cố và thời hạn khiếu nại.
- Bảo mật, chấm dứt, tranh chấp.
- Phụ lục đính kèm, chữ ký đầy đủ.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng ủy thác cần có điều khoản nào quan trọng nhất?
Phạm vi công việc, phí và thanh toán, thuế, trách nhiệm khi sự cố và giải quyết tranh chấp.
Có cần công chứng không?
Thường không bắt buộc; có thể thỏa thuận theo nhu cầu.
Sửa đổi hợp đồng thế nào?
Bằng phụ lục hoặc văn bản được hai bên ký.
Ai chịu phí lưu bãi nếu hàng chậm?
Tùy lỗi và thỏa thuận; cần ghi rõ trong hợp đồng.
LC TRANS có mẫu hợp đồng không?
Có, chúng tôi cung cấp mẫu rõ ràng và giải thích từng điều khoản.
Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá
Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
- Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
- Hotline: 0903.138.623
- Email: kha@lctrans.com.vn
- Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh