7 kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển

Từ chọn FCL hay LCL, đặt chỗ sớm, đến kiểm soát phí lưu bãi, bảy kinh nghiệm giúp giảm tổng chi phí nhập khẩu đường biển.

Tối ưu chi phí vận chuyển đường biển không chỉ là tìm cước rẻ nhất. Một báo giá thấp có thể che các phụ phí cao ở đầu cuối; một lô hàng đóng chưa hợp lý có thể làm bạn trả tiền cho khoảng trống trong container. Tối ưu thực sự là nhìn tổng chi phí từ kho nhà cung cấp đến kho của bạn.

Bài viết chia sẻ 7 kinh nghiệm thực tế giúp giảm chi phí nhập khẩu đường biển mà không làm ảnh hưởng chất lượng và thời gian, dựa trên kinh nghiệm của LC TRANS khi làm việc với nhiều doanh nghiệp nhập khẩu.

Kinh nghiệm 1: So sánh tổng chi phí, không chỉ cước biển

Cước biển chỉ là một phần. Cần cộng phí đầu cuối ở hai đầu, phí chứng từ, phí hải quan, thuế, phí kéo container, phí lưu nếu có. Hai báo giá cùng cước biển nhưng khác phụ phí có thể chênh vài triệu đến hàng chục triệu cho một lô.

Hãy yêu cầu báo giá tách từng khoản và điều kiện áp dụng, rồi quy về giá vốn trên mỗi đơn vị hàng. Bài các loại chi phí khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển liệt kê đầy đủ các khoản cần cộng.

Hình 1: Máy tính bỏ túi, hồ sơ và chữ EXPORT – minh họa cho mục «Kinh nghiệm 1: So sánh tổng chi phí, không chỉ cước biển» của bài viết «7 kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển»

Kinh nghiệm 2: Chọn FCL hay LCL theo thể tích

Lô nhỏ thường lợi hơn với LCL, nhưng khi thể tích vượt khoảng một nửa container, FCL thường có giá trên mỗi đơn vị thấp hơn, nhanh hơn và an toàn hơn. Hãy tính cả hai phương án cho mỗi lô.

Nếu lô nằm ở vùng lưng chừng, cân nhắc gom thêm hàng cho đủ FCL hoặc giảm thể tích để vào LCL. Xem bài so sánh FCL và LCL và bài khi nào nên chọn FCL thay vì LCL.

Kinh nghiệm 3: Chọn điều kiện giao hàng phù hợp

Điều kiện giao hàng quyết định ai trả cước và chịu rủi ro. Với FOB bạn chủ động chọn hãng tàu và giá cước; với CIF hoặc DAP nhà cung cấp sắp xếp vận chuyển và đôi khi giá cao hơn do cộng thêm biên lợi nhuận. Nếu có forwarder đáng tin, FOB thường minh bạch hơn.

Hãy cân nhắc năng lực của bạn và nhà cung cấp trước khi chọn. Bài Incoterms 2020 và bài DAP và DDP khác nhau thế nào giúp bạn so sánh. Ghi rõ điều kiện trong hợp đồng để tránh tranh cãi.

Hình 2: Kho hàng chất đầy thùng carton trên pallet – minh họa cho mục «Kinh nghiệm 3: Chọn điều kiện giao hàng phù hợp» của bài viết «7 kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển»

Kinh nghiệm 4: Đặt chỗ sớm và tránh mùa cao điểm

Mùa cao điểm trước Tết và cuối năm, cước và phụ phí tăng, chỗ khan hiếm. Đặt chỗ sớm giúp giữ giá và đảm bảo lịch. Nếu linh hoạt được, hãy đưa lô hàng ra trước hoặc sau cao điểm.

Với hàng đều đặn, thỏa thuận cước theo kỳ giúp ổn định giá. Tuy nhiên cũng cần cân nhắc điều khoản khi thị trường giảm giá. Hãy trao đổi với đơn vị vận chuyển để chọn mô hình phù hợp.

Kinh nghiệm 5: Quản lý chặt phí lưu container và lưu bãi

Phí Demurrage và Detention có thể lớn nếu hàng nằm cảng lâu. Chuẩn bị chứng từ và tờ khai trước khi tàu đến, lên lịch kéo và dỡ hàng sẵn sàng giúp tránh phí. Thương lượng thêm ngày miễn phí khi lô hàng có khả năng chậm.

Bài Demurrage và Detention giải thích cách tính và cách hạn chế. Bài local charges giúp bạn đọc hiểu các phụ phí đầu cuối trong báo giá.

Hình 3: Tàu container hành trình trên biển, có tàu lai đi cùng – minh họa cho mục «Kinh nghiệm 5: Quản lý chặt phí lưu container và lưu bãi» của bài viết này

Kinh nghiệm 6: Xác định đúng mã HS và tận dụng ưu đãi thuế

Mã HS đúng giúp tính đúng thuế và xác định khả năng hưởng ưu đãi theo hiệp định như EVFTA, CPTPP, ACFTA, KVFTA, ATIGA. Chênh lệch thuế có thể lớn hơn nhiều so với chênh lệch cước vận chuyển.

Hãy yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị chứng nhận xuất xứ phù hợp từ khi đặt hàng. Bài HS Code là ggì, bài chứng nhận xuất xứ và bài biểu thuế nhập khẩu giúp bạn chọn đúng cách.

Kinh nghiệm 7: Chọn cảng đến và đơn vị đồng hành phù hợp

Chọn cảng gần kho giúp giảm cước kéo và thời gian. Mỗi cảng có phụ phí và thời gian xử lý khác nhau. Xem bài chọn cảng đến: Cát Lái, Cái Mép hay Hải Phòng.

Cuối cùng, hãy chọn đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm, báo giá minh bạch và hỗ trợ khi có sự cố. Xem bài cách lựa chọn Forwarder uy tín và chuyên nghiệp. Chúng tôi có dịch vụ nhập khẩu trọn gói để bạn kiểm soát tổng chi phí qua một đầu mối.

Hình 4: Bàn phím và máy tính bỏ túi với chữ EXPORT – minh họa cho mục «Kinh nghiệm 7: Chọn cảng đến và đơn vị đồng hành phù hợp» của bài viết «7 kinh nghiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu bằng đường biển»

Bảng tóm tắt 7 kinh nghiệm và mức tiết kiệm tiềm năng

Kinh nghiệm	Tiết kiệm ở đâu	Điều kiện áp dụng
So sánh tổng chi phí	Tránh phụ phí ẩn	Yêu cầu báo giá tách khoản
Chọn FCL hay LCL đúng	Cước trên mỗi đơn vị	Biết thể tích và tần suất nhập
Chọn điều kiện giao hàng	Cước và rủi ro	Có forwarder tin cậy
Đặt chỗ sớm	Phụ phí cao điểm	Kế hoạch nhập rõ ràng
Quản lý phí lưu	Demurrage, Detention	Chuẩn bị chứng từ, lịch kéo
Mã HS và ưu đãi thuế	Thuế nhập khẩu	Có C/O hợp lệ
Chọn cảng và đơn vị đồng hành	Cước kéo, thời gian	Biết vị trí kho

Không cần làm cả bảy cùng lúc. Hãy bắt đầu với 2–3 mục tác động lớn nhất tới lô hàng của bạn, rồi mở rộng dần.

Ví dụ tính toán: một lô 20 feet nhập từ Trung Quốc

Giả sử cước biển một container 20 feet hấp dẫn nhưng báo giá chưa gồm phí đầu cuối và kéo hàng. Sau khi cộng phí xếp dỡ hai đầu, phí chứng từ, phí D/O, phí kéo và vài ngày lưu bãi do chậm tờ khai, tổng chi phí có thể cao hơn báo giá ban đầu đáng kể. Trong khi đó, một báo giá cước cao hơn nhưng đã gồm đầy đủ và có thời gian miễn phí lưu dài hơn có thể rẻ hơn tổng thể.

Bài học: so sánh phải ở cấp tổng chi phí cửa đến cửa, và tính thêm khả năng chậm. Hãy lập bảng giá vốn trên mỗi đơn vị hàng để thấy rõ.

Những sai lầm làm tăng chi phí không đáng có

Sai lầm thường gặp là đặt chỗ sát ngày, phải chấp nhận giá cao điểm; để chứng từ về muộn nên phát sinh phí lưu; khai mã HS sai nên mất ưu đãi; thiếu bảo hiểm khi hàng hư hỏng; và chọn đơn vị chỉ vì giá thấp mà thiếu hỗ trợ khi sự cố.

Một sai lầm tinh vi hơn là không theo dõi số liệu. Không biết giá vốn từng lô, bạn không biết lô nào đắt bất thường và vì sao. Ghi lại chi phí thực tế từng lô là bước đầu tiên của tối ưu hóa.

Checklist tối ưu trước mỗi lô hàng

Đã có báo giá tổng chi phí tách khoản chưa?
Đã so FCL và LCL, đường biển và hàng không chưa?
Điều kiện giao hàng đã rõ chưa?
Mã HS và ưu đãi thuế đã xác định chưa?
Lịch kéo container và nhân lực dỡ hàng đã sẵn sàng chưa?
Đã dự phòng thời gian và ngân sách phát sinh chưa?

Trả lời "rồi" cho cả sáu câu, bạn đã tối ưu được phần lớn chi phí có thể kiểm soát. LC TRANS sẵn sàng cùng bạn rà soát checklist này cho từng lô.

Câu hỏi thường gặp

Làm sao biết báo giá vận chuyển có rẻ thật không?

So sánh tổng chi phí cửa đến cửa, gồm phụ phí và các khoản có thể phát sinh, không chỉ cước biển.

Nên chọn FOB hay CIF để tối ưu?

Nếu có forwarder đáng tin, FOB thường minh bạch và bạn chủ động hơn; CIF tiện nhưng có thể cao hơn do cộng biên lợi nhuận.

Đặt chỗ sớm tiết kiệm được bao nhiêu?

Tùy mùa; đặt sớm giúp tránh phụ phí cao điểm và đảm bảo có chỗ, giảm rủi ro phát sinh chi phí vận chuyển gấp.

Làm sao giảm phí lưu container?

Chuẩn bị chứng từ sớm, lên lịch kéo và dỡ hàng chặt chẽ, và thương lượng thêm ngày miễn phí khi cần.

Ưu đãi thuế có lớn không?

Có thể lớn hơn chênh lệch cước vận chuyển. Cần mã HS đúng và chứng nhận xuất xứ phù hợp.

Xem thêm

Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá

Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.

Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
Hotline: 0903.138.623
Email: kha@lctrans.com.vn
Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh

Lc Trans

Theo LC TRANS