Danh sách chứng từ thường cần khi nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không, kèm vai trò từng loại và lỗi thường gặp khiến hàng bị chậm thông quan.
Bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu là nền tảng để hàng thông quan nhanh, tính đúng thuế và hưởng đúng ưu đãi. Thiếu một giấy tờ, hoặc thông tin trên các giấy tờ không khớp nhau, hàng có thể bị giữ tại cảng và phát sinh phí lưu bãi. Doanh nghiệp nhập khẩu nên kiểm tra chứng từ ngay từ khi đặt hàng, không đợi đến lúc hàng sắp về.
Bài viết liệt kê các chứng từ cơ bản cho đường biển và đường hàng không, vai trò của từng loại, những điểm cần khớp thông tin và lỗi thường gặp, kèm cách kiểm tra nhanh trước khi nộp hồ sơ hải quan.
Hợp đồng ngoại thương và đơn đặt hàng
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng thể hiện thỏa thuận mua bán: hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, thanh toán và thời gian giao. Đây là cơ sở pháp lý để xác định trị giá và quyền nghĩa vụ hai bên, và là chứng từ cơ quan hải quan có thể yêu cầu xem.
Hợp đồng càng rõ ràng, càng ít tranh chấp. Cần ghi chính xác tên hàng, quy cách và điều kiện giao hàng. Bài Incoterms 2020 giúp bạn chọn điều kiện phù hợp.
Hình 1: Biểu mẫu kiểm tra hiện trường (Site Inspection) – minh họa cho mục «Hợp đồng ngoại thương và đơn đặt hàng» của bài viết «Bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không»
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại ghi tên người bán, người mua, mô tả hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán. Đây là chứng từ cốt lõi để xác định trị giá tính thuế. Trị giá khai trên tờ khai phải khớp với hóa đơn.
Hóa đơn cần ghi mô tả hàng đủ chi tiết để xác định mã HS, tránh mô tả quá chung như "hàng mẫu" hay "phụ tùng". Chi tiết xem bài Commercial Invoice, Packing List và Bill of Lading.
Phiếu đóng gói (Packing List)
Packing list ghi số kiện, quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và kích thước. Nó giúp kiểm đếm hàng khi nhập kho và khi bị kiểm hóa, đồng thời là cơ sở để tính cước theo trọng lượng và thể tích.
Số liệu trên packing list phải khớp với hóa đơn và vận đơn. Chênh lệch số lượng hoặc trọng lượng là một trong những lý do phổ biến khiến tờ khai phải sửa. Hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp để kiểm tra trước.
Hình 2: Nhân viên nhìn lên dãy container xếp cao tại cảng – minh họa cho mục «Phiếu đóng gói (Packing List)» của bài viết «Bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không»
Vận đơn (Bill of Lading hoặc Air Waybill)
Vận đơn đường biển (B/L) hoặc vận đơn hàng không (AWB) là chứng từ do hãng vận chuyển phát hành, vừa là biên nhận hàng, vừa là hợp đồng vận chuyển, và với B/L gốc còn là chứng từ sở hữu hàng. Bạn cần vận đơn để nhận hàng tại cảng đến.
Thông tin người nhận, tên hàng, số lượng, trọng lượng và cảng đến trên vận đơn phải khớp với chứng từ khác. Sai thông tin người nhận có thể làm khó khăn khi nhận hàng. Xem thêm bài quy trình vận chuyển hàng nguyên container FCL và bài quy trình vận chuyển hàng không nhập khẩu.
Chứng nhận xuất xứ (C/O)
C/O chứng minh hàng có xuất xứ từ một quốc gia hoặc khu vực, là điều kiện để hưởng thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do như Form E, Form D, Form KV, EUR.1. Thiếu C/O hợp lệ, hàng chịu thuế suất thông thường cao hơn.
C/O cần đúng mẫu theo hiệp định, do cơ quan có thẩm quyền cấp, nộp đúng thời hạn và khớp thông tin với hóa đơn, vận đơn. Xem bài C/O là gì và bài C/O Form E: thuế ưu đãi cho hàng Trung Quốc.
Hình 3: Hóa đơn thương mại (Invoice) với bảng chi tiết giá – minh họa cho mục «Chứng nhận xuất xứ (C/O)» của bài viết «Bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không»
Giấy phép và chứng từ chuyên ngành
Với hàng có điều kiện, cần thêm giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, chứng nhận chất lượng, công bố hợp quy hoặc công bố sản phẩm. Ví dụ: thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện, hóa chất, máy đã qua sử dụng.
Cần kiểm tra điều kiện từ trước khi đặt hàng vì nhiều loại giấy phép mất thời gian xin. Xem bài kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu và bài SDS là gì với hóa chất.
Chứng từ thanh toán và bảo hiểm
Chứng từ thanh toán (lệnh chuyển tiền, L/C, nhờ thu) chứng minh việc trả tiền cho nhà cung cấp, phục vụ kế toán, thuế và hậu kiểm. Nếu hàng có bảo hiểm, cần giữ giấy chứng nhận bảo hiểm làm cơ sở khiếu nại.
Lưu trữ đầy đủ chứng từ theo quy định về thời hạn lưu giữ giúp doanh nghiệp bảo vệ mình khi bị kiểm tra sau thông quan.
Hình 4: Nhãn hồ sơ IMPORT / EXPORT trên ngăn hồ sơ – minh họa cho mục «Chứng từ thanh toán và bảo hiểm» của bài viết «Bộ chứng từ cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và đường hàng không»
Cách kiểm tra chứng từ nhanh trước khi nộp
Đối chiếu từng cặp: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, thông tin người mua bán và số container, số vận đơn giữa hóa đơn, packing list, vận đơn và C/O. Phát hiện chênh lệch sớm giúp sửa với chi phí thấp.
Gửi chứng từ nháp cho đơn vị khai báo kiểm tra trước khi hàng đi. Chúng tôi có dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu và hỗ trợ rà soát chứng từ. Bài các lỗi thường gặp khi khai báo cũng hữu ích.
Bảng chứng từ và những thông tin phải khớp
| Chứng từ | Thông tin chính | Phải khớp với |
|---|
| Hợp đồng | Hàng, giá, điều kiện giao | Hóa đơn |
| Hóa đơn thương mại | Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá | Hợp đồng, tờ khai, thanh toán |
| Packing list | Số kiện, trọng lượng, kích thước | Hóa đơn, vận đơn |
| Vận đơn | Người gửi/nhận, hàng, container | Hóa đơn, packing list |
| C/O | Xuất xứ, mã HS, mô tả hàng | Hóa đơn, vận đơn |
Một cột "phải khớp" là cách đơn giản để rà soát nhanh: mỗi con số xuất hiện ở nhiều chứng từ thì phải giống nhau.
Cách rà soát chứng từ trong 10 phút
Đặt các chứng từ cạnh nhau. Đầu tiên kiểm tra tên người bán, người mua; tiếp theo tên hàng và số lượng; sau đó trọng lượng, số kiện; cuối cùng giá trị, điều kiện giao hàng. Đánh dấu mọi chênh lệch, dù nhỏ như "pcs" và "sets", hay làm tròn trọng lượng khác nhau.
Gửi danh sách chênh lệch cho nhà cung cấp để sửa trước khi hàng đi. Sửa chứng từ trước khi hàng đến luôn nhanh và rẻ hơn sửa tờ khai sau.
Chứng từ cho hàng đường biển và đường hàng không
Đường biển dùng vận đơn đường biển (B/L), có thể là bản gốc, Telex Release hoặc Seaway Bill. Đường hàng không dùng vận đơn hàng không (AWB), thường điện tử và không phải chứng từ sở hữu. Cả hai đều cần hóa đơn, packing list và các chứng từ chuyên ngành tùy hàng.
Hãy xác nhận loại vận đơn từ đầu để không bị chậm do chờ bản gốc gửi qua chuyển phát.
Lưu trữ chứng từ và thời hạn
Chứng từ cần được lưu theo thời hạn quy định để phục vụ hậu kiểm và kế toán. Nên lưu bản điện tử có tên thống nhất, đặt theo lô, kèm bản giấy cho các chứng từ quan trọng. Ghi lại lịch sử sửa đổi tờ khai.
Hồ sơ gọn gàng giúp bạn phản hồi nhanh khi cơ quan chức năng yêu cầu. LC TRANS lưu hồ sơ từng lô cho khách hàng và cung cấp bản sao khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ nào quan trọng nhất khi nhập khẩu?
Hóa đơn thương mại, packing list và vận đơn là bộ cơ bản; C/O và giấy phép chuyên ngành tùy hàng.
Chứng từ không khớp thì sao?
Phải sửa tờ khai hoặc chứng từ, có thể chậm thông quan và phát sinh phí lưu.
C/O có bắt buộc không?
Không bắt buộc nhưng cần để hưởng thuế ưu đãi. Thiếu C/O phải chịu thuế thông thường.
Chứng từ gốc hay bản sao?
Tùy yêu cầu; vận đơn gốc cần để nhận hàng, các chứng từ khác có thể dùng bản điện tử theo quy định.
LC TRANS có kiểm tra chứng từ giúp không?
Có, chúng tôi rà soát chứng từ nháp và hướng dẫn chỉnh sửa trước khi khai báo.
Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá
Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
- Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
- Hotline: 0903.138.623
- Email: kha@lctrans.com.vn
- Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh