Các bước xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển: hợp đồng, booking, đóng hàng, khai báo hải quan, đưa hàng vào cảng và nhận vận đơn.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển gồm nhiều khâu liên quan chặt chẽ: ký hợp đồng, đặt chỗ tàu, đóng hàng, làm thủ tục hải quan, hạ cảng, phát hành vận đơn và thanh toán. Mỗi khâu đều có mốc thời gian riêng, chậm một khâu có thể lỡ tàu.
Bài viết hướng dẫn từng bước từ A đến Z, các mốc cần nhớ, chứng từ và những lỗi thường gặp để lô hàng xuất khẩu rời cảng đúng hẹn.
Bước 1: Ký hợp đồng và thống nhất điều kiện
Ký hợp đồng ngoại thương, thống nhất hàng hóa, số lượng, giá, điều kiện giao hàng, thanh toán và thời gian giao. Điều kiện giao hàng (FOB, CIF...) quyết định ai chịu cước và rủi ro. Xem bài Incoterms 2020.
Kiểm tra điều kiện xuất khẩu của mặt hàng: giấy phép, kiểm dịch, chứng nhận chất lượng. Một số hàng cần giấy phép riêng.
Hình 1: Xe nâng reach stacker nâng container tại bãi cảng – minh họa cho mục «Bước 1: Ký hợp đồng và thống nhất điều kiện» của bài viết «Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z»
Bước 2: Đặt chỗ tàu (booking)
Liên hệ hãng tàu hoặc forwarder đặt chỗ, nêu cảng đi, cảng đến, loại container, ngày dự kiến. Nhận xác nhận booking với thông tin tàu, giờ cắt máng. Đặt sớm giúp có chỗ và giá tốt, nhất là mùa cao điểm.
Xem bài booking, giờ cắt máng (cut-off) và VGM để nắm các mốc cần nhớ.
Bước 3: Lấy container và đóng hàng
Lấy container rỗng đúng hãng, đúng bãi, đúng hạn; kiểm tra tình trạng container; đóng hàng, chèn lót, chằng buộc và niêm phong. Chụp ảnh và ghi số niêm phong. Phân bố tải đều và không vượt giới hạn tải trọng.
Hàng nặng cần tính kỹ trọng lượng. Xem dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container FCL và dịch vụ vận tải đường bộ container.
Hình 2: Vận đơn đường biển (Bill of Lading) mẫu rút gọn – minh họa cho mục «Bước 3: Lấy container và đóng hàng» của bài viết «Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z»
Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Lập tờ khai xuất khẩu, nhận kết quả phân luồng, xử lý kiểm hóa nếu có, hoàn tất thông quan. Hồ sơ gồm hợp đồng, hóa đơn, packing list và giấy phép nếu có. Xem bài hồ sơ hải quan xuất khẩu cần những gì và dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu.
Khai chính xác mã HS, trị giá, điều kiện giao hàng để tránh sửa tờ khai và lỡ tàu.
Bước 5: Hạ container và xác nhận VGM
Đưa container có hàng đến cảng trước giờ cắt máng (cut-off), cung cấp VGM (khối lượng toàn bộ container đã xác minh) theo quy định. Thiếu VGM, container không được xếp lên tàu. Chuẩn bị chứng từ để cảng xác nhận.
Chậm giờ cắt máng đồng nghĩa lỡ tàu và phải chờ chuyến sau, phát sinh chi phí lưu bãi.
Hình 3: Bến cảng container nhìn từ trên cao – minh họa cho mục «Bước 5: Hạ container và xác nhận VGM» của bài viết «Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z»
Bước 6: Phát hành vận đơn và gửi chứng từ
Sau khi tàu chạy, hãng tàu phát hành vận đơn. Cần kiểm tra thông tin kỹ trước khi nhận bản chính. Gửi bộ chứng từ cho người mua: hóa đơn, packing list, vận đơn, C/O nếu có. Xem bài C/O là gì.
Sai thông tin vận đơn có thể làm khó khăn cho người nhận hàng và thanh toán.
Bước 7: Thanh toán và hoàn thuế
Nhận thanh toán theo điều kiện hợp đồng qua ngân hàng, lưu chứng từ. Hàng xuất khẩu thường được áp thuế giá trị gia tăng 0% và có thể hoàn thuế đầu vào nếu hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ cần tờ khai đã thông quan và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Lưu hồ sơ đầy đủ phục vụ hậu kiểm và hoàn thuế. LC TRANS hỗ trợ lập bộ chứng từ này.
Hình 4: Xe nâng đưa container tại bãi cảng, máy bay bay ngang – minh họa cho mục «Bước 7: Thanh toán và hoàn thuế» của bài viết «Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z»
Cách LC TRANS hỗ trợ xuất khẩu
LC TRANS lo từ booking, kéo container, khai báo, hạ cảng đến vận chuyển, báo giá minh bạch và cập nhật theo mốc. Xem dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu. Hãy gửi thông tin lô hàng để nhận báo giá.
Bảng lịch lùi từ giờ cắt máng
| Mốc | Việc cần làm | Ghi chú |
|---|
| Ngày -7 đến -5 | Xác nhận booking, kiểm tra chứng từ nháp | Mùa cao điểm đặt sớm hơn |
| Ngày -4 | Chuẩn bị hàng, xác định VGM | Cân hàng, cân container nếu cần |
| Ngày -3 | Lấy container rỗng, kiểm tra vỏ | Đúng hãng, đúng bãi |
| Ngày -2 | Đóng hàng, niêm phong, chụp ảnh | Ghi số niêm phong |
| Ngày -2 đến -1 | Hải quan xuất, thông quan | Dự phòng luồng vàng, đỏ |
| Ngày -1 | Hạ cảng, nộp VGM | Trước giờ cắt máng |
Lùi lịch như vậy giúp bạn luôn có ít nhất một ngày dự phòng cho sự cố.
Ví dụ: lô hàng nông sản đóng container
Một nhà xuất khẩu cà phê chuẩn bị lô 18 tấn. Họ đặt booking sớm, lấy container và kiểm tra vỏ không mùi, đóng hàng có túi hút ẩm, ghi số niêm phong, làm tờ khai trước giờ cắt hai ngày, xin giấy kiểm dịch và chứng nhận chất lượng, rồi hạ cảng đúng hạn. Nhờ làm theo lịch, lô hàng lên tàu đúng chuyến.
Ngược lại, nếu đợi hàng đóng xong mới bắt đầu xin giấy kiểm dịch, rủi ro lỡ cut-off rất lớn. Với hàng có điều kiện, hãy chạy thủ tục song song với đóng hàng.
Những lỗi khiến hàng lỡ tàu
Đóng hàng muộn, thiếu VGM, tờ khai bị sửa nhiều lần, thiếu giấy phép, container hư hỏng phải đổi, nhầm bãi hạ cảng, hoặc nhầm hạn cut-off của hãng. Một lỗi nhỏ có thể làm trễ một chuyến, tức là chậm thêm vài ngày đến cả tuần.
Hãy chỉ định một người chịu trách nhiệm theo dõi lịch và tránh phụ thuộc vào trí nhớ.
Checklist hoàn tất lô xuất khẩu
- Booking, hợp đồng, điều kiện giao hàng đã rõ.
- Hàng, bao bì, VGM đã sẵn sàng.
- Container đã kiểm tra, hàng đã niêm phong, có ảnh.
- Tờ khai đã thông quan, giấy phép đầy đủ.
- Đã hạ cảng, nhận xác nhận.
- Đã nhận vận đơn, kiểm tra thông tin, gửi người mua.
- Chứng từ thanh toán và hồ sơ hoàn thuế đã lưu.
Câu hỏi thường gặp
Giờ cắt máng là gì?
Là thời hạn cuối cùng hạ container có hàng tại cảng để kịp xếp lên tàu. Trễ sẽ lỡ tàu.
VGM là gì?
Là khối lượng toàn bộ container đã xác minh, bắt buộc cung cấp trước khi xếp lên tàu.
Hàng xuất khẩu có được hoàn thuế không?
Thường được áp thuế giá trị gia tăng 0% và hoàn thuế đầu vào nếu hồ sơ hợp lệ.
Lỡ tàu thì làm sao?
Chờ chuyến sau; cần đặt lại chỗ và có thể phát sinh phí lưu bãi.
LC TRANS có lo trọn gói xuất khẩu không?
Có, từ booking, đóng hàng, hải quan đến vận chuyển.
Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá
Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.
- Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
- Hotline: 0903.138.623
- Email: kha@lctrans.com.vn
- Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh