Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu

Chỉ chọn giá rẻ nhất, không so báo giá cùng điều kiện, bỏ qua phụ phí và trách nhiệm… là những sai lầm khiến lô hàng chậm và tốn kém.

Sai lầm khi chọn đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu thường bắt đầu từ việc chỉ nhìn vào giá thấp nhất. Một báo giá rẻ có thể che giấu phụ phí, năng lực kém hoặc quy trình thiếu minh bạch. Khi hàng bị giữ, chậm hoặc hư hỏng, chi phí khắc phục lớn hơn nhiều khoản đã "tiết kiệm".

Bài viết chỉ ra các sai lầm phổ biến, hậu quả và cách tránh khi chọn forwarder hoặc đơn vị vận chuyển cho hàng nhập khẩu, từ kinh nghiệm thực tế của LC TRANS khi làm việc với nhiều doanh nghiệp.

Sai lầm 1: Chọn theo giá thấp nhất

Báo giá thấp thường do thiếu khoản phí hoặc ghi mơ hồ "phụ phí theo thực tế", sau đó phát sinh nhiều khoản. Có trường hợp đơn vị báo giá thấp để nhận hàng rồi tăng giá khi hàng đã đi, khi bạn không còn lựa chọn.

Hãy yêu cầu báo giá tách từng khoản và so sánh tổng chi phí cửa đến cửa. Bài các loại chi phí khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và bài local charges giúp bạn đọc hiểu các khoản.

Hình 1: Nhân viên kiểm tra hàng giữa các dãy kệ chất đầy thùng carton – minh họa cho mục «Sai lầm 1: Chọn theo giá thấp nhất» của bài viết «Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu»

Sai lầm 2: Không kiểm tra năng lực và pháp lý

Chọn đơn vị không có giấy phép, không có văn phòng rõ ràng hoặc không có đánh giá đáng tin có thể dẫn đến mất hàng, mất tiền. Một số đơn vị chỉ là trung gian không có năng lực xử lý sự cố.

Hãy kiểm tra thông tin công ty, thời gian hoạt động, khách hàng tham khảo và quy trình xử lý sự cố. Bài cách lựa chọn Forwarder uy tín và chuyên nghiệp và bài 10 tiêu chí chọn đơn vị vận chuyển quốc tế hướng dẫn cụ thể.

Sai lầm 3: Không rõ điều kiện giao hàng và phạm vi dịch vụ

Hai bên hiểu khác nhau về điều kiện giao hàng hoặc phạm vi dịch vụ dẫn đến tranh chấp: ai lo thủ tục xuất, ai trả phí cảng, ai chịu rủi ro khi hàng hư hỏng. Báo giá không nêu rõ phạm vi dễ gây hiểu lầm.

Hãy thống nhất bằng văn bản phạm vi công việc, điều kiện giao hàng, các khoản có thể phát sinh và trách nhiệm khi sự cố. Xem bài Incoterms 2020 và bài DAP và DDP khác nhau thế nào.

Hình 2: Cái bắt tay chốt thỏa thuận hợp tác – minh họa cho mục «Sai lầm 3: Không rõ điều kiện giao hàng và phạm vi dịch vụ» của bài viết «Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu»

Sai lầm 4: Bỏ qua bảo hiểm hàng hóa

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bảo hiểm để tiết kiệm phí, nhưng khi hàng hư hỏng hoặc mất, thiệt hại không được bồi thường. Trách nhiệm của hãng vận chuyển thường giới hạn ở mức thấp theo quy định quốc tế.

Với lô giá trị cao hoặc dễ hư hỏng, bảo hiểm là chi phí nhỏ so với rủi ro. Hãy hỏi đơn vị vận chuyển về các lựa chọn và điều kiện bồi thường.

Sai lầm 5: Không kiểm soát chứng từ và thủ tục hải quan

Giao toàn bộ chứng từ cho đơn vị vận chuyển mà không kiểm tra có thể dẫn đến khai sai mã HS, sai trị giá hoặc thiếu giấy phép. Hậu quả nằm ở doanh nghiệp vì người đứng tên tờ khai chịu trách nhiệm.

Hãy yêu cầu xem tờ khai trước khi nộp và hỏi lý do chọn mã HS. Xem bài khai sai mã HS gây hậu quả gì và dịch vụ khai báo hải quan nhập khẩu.

Hình 3: Nhân viên chăm sóc khách hàng đeo tai nghe tư vấn – minh họa cho mục «Sai lầm 5: Không kiểm soát chứng từ và thủ tục hải quan» của bài viết «Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu»

Sai lầm 6: Không theo dõi lô hàng và thiếu thông tin chủ động

Đơn vị vận chuyển thiếu cập nhật khiến bạn bị động khi hàng chậm hoặc vướng thủ tục. Không biết tình trạng hàng làm mất cơ hội xử lý sớm, gây phí lưu container và lưu bãi.

Hãy yêu cầu mã theo dõi, mốc cập nhật cụ thể và đầu mối liên hệ rõ ràng. Xem bài Demurrage và Detention.

Cách chọn đúng và vai trò của LC TRANS

Chọn đơn vị có kinh nghiệm, báo giá minh bạch, thống nhất phạm vi bằng văn bản, có cập nhật chủ động và xử lý sự cố nhanh. LC TRANS hoạt động từ năm 2011, báo giá tách khoản, cập nhật theo mốc và hỗ trợ khi có sự cố.

Xem dịch vụ nhập khẩu trọn gói. Hãy gửi thông tin lô hàng để nhận báo giá chi tiết và so sánh.

Hình 4: Hai kỹ thuật viên kiểm tra hồ sơ cạnh xe bồn và xe đầu kéo – minh họa cho mục «Cách chọn đúng và vai trò của LC TRANS» của bài viết «Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn đơn vị vận chuyển hàng nhập khẩu»

Bảng sai lầm, hậu quả và cách tránh

Sai lầm	Hậu quả	Cách tránh
Chọn theo giá thấp nhất	Phụ phí ẩn, dịch vụ kém	So tổng chi phí, báo giá tách khoản
Không kiểm tra pháp lý	Rủi ro mất tiền, mất hàng	Xác minh giấy phép, khách hàng tham khảo
Phạm vi mơ hồ	Tranh chấp trách nhiệm	Ghi phạm vi bằng văn bản
Bỏ bảo hiểm	Không được bồi thường	Mua bảo hiểm với hàng giá trị
Giao hết chứng từ không kiểm tra	Khai sai, bị phạt	Xem tờ khai trước khi nộp
Không theo dõi lô hàng	Chậm, phí lưu	Yêu cầu mốc cập nhật

Chỉ cần tránh ba sai lầm đầu tiên, bạn đã loại bỏ phần lớn rủi ro.

Ví dụ: báo giá thấp và những khoản phát sinh

Một doanh nghiệp chọn đơn vị báo cước thấp hơn 15% so với các nơi khác. Khi hàng đến, họ mới nhận hóa đơn kèm phí D/O, phí vệ sinh, phụ phí nhiên liệu và phí lưu bãi, tổng cộng cao hơn báo giá ban đầu hơn mức tiết kiệm. Thêm vào đó, đơn vị này khó liên lạc khi hàng bị giữ.

Bài học: giá thấp mà thiếu minh bạch có thể đắt nhất. Hãy yêu cầu báo giá nêu rõ "đã gồm" và "chưa gồm".

Cách thử đơn vị trước khi giao lô lớn

Giao một lô nhỏ hoặc một chặng đơn giản, đánh giá: có đúng hẹn, đúng giá, cập nhật thông tin, xử lý phát sinh nhanh không. Hỏi những câu tình huống như "nếu hàng bị kiểm hóa thì làm gì". Câu trả lời cụ thể cho thấy kinh nghiệm.

Sau đó mới mở rộng. Cách này tốn thêm chút thời gian nhưng bảo vệ bạn khỏi rủi ro lớn.

Checklist chọn đơn vị vận chuyển

Giấy phép, địa chỉ văn phòng, khách hàng tham khảo.
Báo giá tách khoản, hiệu lực rõ ràng.
Phạm vi dịch vụ bằng văn bản.
Quy trình xử lý sự cố và bảo hiểm.
Đầu mối liên hệ và mốc cập nhật.
Thanh toán qua tài khoản công ty, có hóa đơn.

LC TRANS sẵn sàng được đánh giá theo checklist này.

Câu hỏi thường gặp

Nên chọn forwarder theo giá hay theo uy tín?

Cần cả hai: so sánh tổng chi phí minh bạch và kiểm tra uy tín, năng lực, quy trình xử lý sự cố.

Làm sao biết báo giá có phụ phí ẩn?

Yêu cầu báo giá tách từng khoản, nêu điều kiện phát sinh; so sánh tổng cửa đến cửa.

Có bắt buộc mua bảo hiểm không?

Không bắt buộc nhưng nên với hàng giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.

Ai chịu trách nhiệm khi khai sai tờ khai?

Người đứng tên tờ khai, thường là doanh nghiệp nhập khẩu. Cần kiểm tra tờ khai trước khi nộp.

Nên có hợp đồng dịch vụ không?

Nên, để ghi rõ phạm vi, phí, trách nhiệm và cách xử lý khi sự cố.

Xem thêm

Liên hệ LC TRANS để được tư vấn và báo giá

Gửi thông tin lô hàng (loại hàng, nơi đi, khối lượng, thể tích, thời gian cần nhận) để LC TRANS tư vấn phương án và báo giá chi tiết.

Điện thoại: (028) 22408126 - 62721125 - 0903.338.623
Hotline: 0903.138.623
Email: kha@lctrans.com.vn
Địa chỉ: Số 71, Đường Số 16, KP. 2, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh

Lc Trans

Theo LC TRANS